Elaborar el presupuesto para un proyecto de Software de pequeña o mediana escala

Muchas veces cuando realizas un proyecto tienes dudas de cuál es el monto a cobrar por tu trabajo o simplemente no encuentras la forma de organizar tus costos y gastos para luego calcular el margen de ganancia.

Este es un problema muy común en personas que inician en el desarrollo de proyectos o primeros emprendimientos o que no han recibido una capacitación adecuada sobre estimaciones en inversión de proyectos de ingeniería.

En esta entrada del blog aprenderemos con un enfoque práctico sobre como calcular los costos y por supuesto las ansiadas ganancias de un proyecto informático de pequeña o mediana escala.

PASO 1: Determinación del problema a resolver.

Vamos a suponer que el dueño de una tienda de celulares nos ha solicitado un software a la medida, en el cuál él desea llevar un control de sus productos y también de las ventas que realizan sus empleados de dichos productos.

Lo que el dueño de la tienda quiere que el Software realize es lo siguiente:

- Guardar datos sobre las marcas, modelos y compañías telefónicas de los dispositivos.
- Permitir la edición de la información de los dispositivos.
- Cambiar el estado de los dispositivos a existentes o inexistentes en bodega.
- Almacenar la cantidad de dispositivos vendidos y la persona que los vendió.
- Generar reportes de ventas diarias, mensuales, trimestrales y anuales.
- Generar reportes comparativos anuales de ventas realizadas por marca de celulares.
- Permitir la impresión de los reportes desde el Software.

Ok, ahora que sabemos lo que el cliente necesita, tenemos que elaborar una propuesta tanto técnica como económica, donde daremos a conocer como resolver el problema que el cliente nos ha planteado, cabe aclarar que debemos hacerlo de una forma clara y sin muchas palabras técnicas, ya que el "dueño de la tienda" no conoce nada de términos informáticos.

PASO 2: Elaboración de la propuesta técnica

El primer paso que debes hacer es comenzar a redactar un documento formal donde colocarás el título de la propuesta técnica, objetivo de la propuesta y soluciones alternativas.

Por ejemplo, continuando con nuestro ejemplo la propuesta técnica sería algo como:

Título: "Propuesta técnica para el desarrollo de un Software de gestión de productos de telefonía móvil".

Objetivo: Proporcionar las diferentes vías técnicas posibles para lograr el desarrollo de el Software de gestión de productos de telefonía móvil.

Soluciones alternativas: En nuestro caso a modo de ejemplo plantearemos únicamente 2 pero dependerá del proyecto que tu puedas dar mas de 2 soluciones al problema.

Características	Solución 1	Solución 2
Ambiente operativo	El entorno de escritorio es ideal para ejecutar aplicaciones que no necesiten conectarse a travéz de un navegador web sino solamente se instalen en el ordenador y estén listas para su ejecución en la máquina donde se han instalado.	El entorno web permite la ejecución de aplicaciones desde cualquier navegador web permitiendo instalar la solución a través de un servidor de aplicación o un servidor web local o en línea.
Tecnologías de desarrollo	El lenguaje de programación JAVA es utilizado a menudo en gran parte del mundo y posee elementos de seguridad integrados que le hacen una buena opción para el desarrollo del proyecto, es un lenguaje extendido a nivel mundial y cuenta con una cantidad grande de frameworks y plugins.	El lenguaje de programación PHP es utilizado en aplicaciones web de diversa indole al ser un lenguaje de scripting es ideal para la elaboración de productos de Software en tiempos cortos de desarrollo.
Almacenamiento de datos	PostGreSQL es una base de datos mundialmente utilizada y provee de un potente motor de almacenamiento para bases de datos relacionales.	MySQL es una base de datos ampliamente utilizada y cuenta con una velocidad adecuada para la ejecución con aplicaciones web y móviles.

La anterior tabla expresa nuestras vías o alternativas para el desarrollo de nuestro proyecto, ahora bien, se viene la decisión crucial que dependerá en gran parte de la capacidad de pago del cliente, debes analizar a profundidad que tanta es la disposición del cliente para invertir y de esta forma escoger entre tus soluciones alternativas aquella que sea acorde y no valla a sacar mas de un susto a tu cliente.

Para la problemática que hemos planteado del "Software para gestión de productos de telefonía" supondremos que el cliente es una pequeña empresa local que basa sus operaciones en un ambiente departamental únicamente con 2 sucursales. Para tal efecto elaboremos un pequeño análisis de viabilidad de nuestras soluciones alternativas.

Viabilidad	Solución 1	Solución 2
Operativa	Debido a que la empresa cuenta con 2 sucursales no es técnicamente viable una aplicación de escritorio porque dificultaría el proceso de integración de datos entre sucursales	La solución web es técnicamente viable porque permitirá una mejor distribución de la información entre las 2 sucursales de la empresa
Técnica	La solución de escritorio técnicamente es viable porque se cuentan con los recursos para su elaboración.	La solución web es viable porque se cuenta con la disponibilidad de la adquisición de un servidor por parte de la empresa para el proyecto.
Económica	Desde el punto de vista económico la solución es viable porque se procedería con un lenguaje y plataformas de desarrollo Open Source.	Desde el punto de vista económico la solución es viable porque se procedería con un lenguaje y plataformas de desarrollo Open Source. Esto reduciría significativamente los costos de desarrollo.

Como podemos observar la solución 2 es la predilecta ya que nos brinda mayores ventajas con respecto a la primera.

PASO 3: Elaboración de la propuesta económica.

Una vez elegida nuestra solución debemos determinar los costos y gastos de la misma, en este caso independientemente que nosotros cumplamos los roles de "hacer todo" porque somos emprendedores individuales o por X motivo debemos elaborar un presupuesto pensando en los salarios que deberíamos pagar como si se contratase a algunas personas para el proyecto.

Que debemos conocer para elaborar el presupuesto?
sencillo, tiempo y trabajo son las claves.

Pero como se cuánto tiempo me va a llevar terminar una solución?
fácil, en base a las actividades que debas hacer.

Para ello nos auxiliaremos del tan famoso y utilizado diagrama de actividades, empleado en diversos proyectos de ingeniería y que hasta la fecha sigue siendo una herramienta clave para el control de actividades.

Hacer un diagrama de actividades es muy sencillo, puedes utilizar cualquier herramienta como por ejemplo Excel para su elaboración, en este enlace puedes consultar como elaborarlo de acuerdo a explicaciones oficiales de Microsoft.

Manos a la obra continuando con nuestro proyecto vamos a tomar en cuenta los requerimientos que pasarán a ser parte de nuestras actividades para elaborar el diagrama de actividades. En dicho diagrama representaremos las actividades y el tiempo estimado para cada una, yo recomiendo no darle menos de 3 días o 2 a una actividad por muy pequeña que parezca por experiencia propia siempre los proyectos tienden a volverse complejos en el camino. Tampoco olvidar la fase de pruebas e implementación.

En este caso a modo de ejemplo en nuestro diagrama de actividades resumiremos el tiempo en meses y semanas, si el proyecto es menor a dos meses lo recomendable es tomar como base las semanas y días.

La parte azul significa el tiempo que nos llevaremos en la actividad correspondiente. Para las pruebas de Software es importante dejar un tiempo prudente ya que no sabemos si nos encontraremos con bugs o funcionalidades que deban mejorarse, a su vez deben ir cercanas las fechas de culminación de pruebas con la implementación para garantizar un producto de calidad.

Teniendo identificadas las actividades y el tiempo a emplear por cada una debemos elaborar el presupuesto tomando en cuenta salarios, gastos de maquinaria y otros insumos que debamos incurrir como sigue a continuación.

Con esto ya tenemos lista nuestra propuesta para el cliente sobre el sistema de gestión de productos de telefonía móvil, proyectado a 2 meses e invirtiendo el tiempo mostrado en el diagrama de actividades y los costos y gastos de nuestro presupuesto. (Recuerden también calcular cualquier tipo de impuesto como el IVA u otro aplicable a su país o algún impuesto si elaboran el proyecto por servicios profesionales).

Espero haber aportado un poco con este ejemplo de como estipular y planificar nuestros proyectos para que sean exitosos, recuerden también anclar y definir los requerimientos desde un inicio para que no vean comprometido su trabajo, de ser posible manejen contratos que permitan tanto al cliente como a ustedes tener una garantía del trabajo o proyecto a realizar.

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